Business Knigge – richtig telefonieren

Gerne möchte ich die Business-Knigge Serie dieses Blogs fortführen und nun über ein paar wichtige Regeln des Telefonierens am Arbeitsplatz informieren.

Trotz Internet und Email bleibt das Telefon immer noch das Hauptkommunikationsmedium im Geschäftsleben. Telefonieren ist schnell, unkompliziert und persönlich und wird so schnell nicht abgelöst werden. Darum ist es gut, immer wieder ein paar Knigge Regeln zu einem erfolgreichen Telefonat verinnerlichen.

 Punkt 1: Abheben

Grundsätzlich sollten Sie einen Anrufer nicht lange warten lassen und zügig ans Telefon gehen. Recht unnatürlich wirkt es, wenn Sie beim ersten Klingeln rangehen. Das könnte so wirken, als ob Sie verzweifelt auf einen Anruf warten. Der Moment nach dem zweiten Schellen ist ideal. Das gilt als angenehme Wartezeit. Viele setzten sich das Ziel, das Telefon nicht mehr als drei Mal klingeln zu lassen.

Punkt 2: Sich melden

Hier gelten länderübergreifend verschiedene Regeln. In manchen Ländern genügt ein „Hallo?“ oder einfach die Wiederholung der eigenen Telefonnummer. Doch in Deutschland ist es üblich, sich mit Namen zu melden. Die richtige Reihenfolge ist: Firma, Name und Gruß. So wäre zum Beispiel korrekt: „Versandhaus Will, Gerd Sauter, Guten Tag!“.

Punkt 3: Auf den Punkt

Gehen Sie davon aus, dass Sie den anderen Gesprächsteilnehmer in seiner Arbeit unterbrechen, vielleicht sogar stören. Kommen Sie deshalb rasch auf den Punkt und erklären Sie den Grund des Anrufes.

 

Business Knigge: richtig telefonieren!

 Punkt 4: Keine Störung

Gleich einmal etwas Grundsätzliches: achten Sie darauf, keine Störungen zu erzeugen, die vielleicht sogar den Eindruck von Desinteresse wecken könnten. Essen und Trinken Sie nicht während des Telefonats. Auch Rauchen, Tippen, Papierflugzeug bauen und andere Aktivitäten können am anderen Ende des Hörers bemerkt werden.

Punkt 5: Warten oder Rückruf?

Wenn der Anruf nicht für Sie gedacht ist, sondern für einen Vorgesetzten oder einen Kollegen, dann sollten Sie freundlicherweise fragen, ob es dem Anrufer lieber wäre, in die Warteschleife gelegt zu werden oder ob er einen Rückruf bevorzugt. Lassen Sie einen Anrufer nie mehr als 30 Sekunden in der Warteschleife, außer Sie haben das mit ihm zuvor abgeklärt.

Punkt 6: Persönliches Interesse

Zeigen Sie fortlaufend, dass Ihnen das Gespräch oder das Anliegen des Anrufers am Herzen liegt. Merken Sie sich deshalb zu Beginn seinen Namen und gebrauchen Sie ihn während der Konversation.

Punkt 7: Das Wesentliche

Vermeiden Sie zu lange und ausschweifende Gespräche. Reden Sie in kurzen Sätzen, dass der Gegenüber die Informationen leichter verarbeiten kann.

Punkt 8: Wiederholung

Am Ende des Telefonats können Sie die Hauptpunkte und vor allem die Vereinbarungen, die erledigt werden müssen, nochmals wiederholen. So können beide Gesprächspartner prüfen, ob das Wesentliche gesagt wurde oder ankam.

Punkt 9: Verabschiedung

Die letzten Worte bleiben häufig im Sinn. Achten Sie bewusst auf einen freundlichen Gruß zur Verabschiedung. Ein „Vielen Dank für Ihren Anruf.“ hat bereits gute Ergebnisse erzielt.

Versuchen Sie, diese Business Knigge Regeln rund um das geschäftliche Telefonieren einzuhalten. Dann können Sie sicher sein, dass Ihr Telefonat ein Erfolg wird.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Copyright © 2014. Created by OSW Werbung.