Den Einstellungsprozess verkürzen?!

„Gut´ Ding will Weile haben“. Das sagt sich so schön, doch im Bereich der Personalbeschaffung kann sich dieses wohlbekannte Sprichwort auch manchmal als Nachteil auswirken.

Eine aktuelle Studie zeigt auf, dass mehr als jeder zweite Arbeitgeber (52%) bereits einen bevorzugten Bewerber verloren hat, weil der Einstellungsprozess schlichtweg zu lang dauerte.

Dieses Problem ist schon länger bekannt, doch leider konnte es in den letzten Jahren weder beseitigt, ja nicht mal angepackt werden. 10% der befragten Personalmanager gaben an, dass sich die Einstellungsprozesse in den letzten drei Jahren sogar „erheblich verlängert“ haben, 44 % stimmten für „etwas verlängert“ und 36 % meinten, dass die Prozessdauer „gleich“ blieb. Sage und schreibe 0% sagten, dass sich der Prozess in ihrem Unternehmen „erheblich verkürzt“ hat. Lediglich 10% stimmten für „etwas verkürzt“.

Wie kann man den Einstellungsprozess verkürzen?
Ich fasse Ihnen einmal fünf einfache Punkte zusammen:

1) Den richtigen Bedarf ermitteln

Noch vor dem Einstellungsprozess sollte genau feststehen, welcher reale Bedarf denn wirklich besteht. Suchen Sie eine Halbzeitkraft oder Vollzeitkraft? Streben Sie eine langfristige Festanstellung an oder eher eine vorübergehende Arbeitnehmerüberlassung? Benötigen Sie neue Mitarbeiter am besten morgen oder erst zu Beginn des nächsten Jahres?

All diese Entscheidungen sollten Sie vor dem Einstellungsprozess bereits fixiert haben, um die Bewerbersuche zu optimieren, sie schneller vorantreiben zu können und auch um die Bewerber nicht zu vergraulen.

2) Die Entscheider früh einbeziehen

Definieren Sie, wer im Einstellungsprozess mitentscheidet…Gruppenführer, Abteilungsleiter, Personalchef, Geschäftsführer. Informieren Sie diejenigen rechtzeitig und ausführlich über den festgelegten Prozesszeitplan und ihre Aufgaben. Setzen Sie Fristen und Grenzen, zum Beispiel auch für Vorstellungsgespräche. Machen Sie einen Notfallplan für Terminverschiebungen. Legen Sie fest, wer die endgültige Entscheidung trifft und wann sie getroffen sein soll.

3) Zügiger Vorstellungsprozess

Verlieren Sie nicht unnötig viel Zeit mit den Vorstellungsgesprächen. Nutzen Sie doch Onlinemöglichkeiten wie Skype oder FaceTime, um schneller auszusortieren. Laden Sie die interessantesten Bewerber ein und organisieren Sie Gespräche mit allen Entscheidern am selben Tag. Fordern Sie unmittelbar danach ein Feedback der Entscheider ein, um die Auswahl einzugrenzen und den Wunschkandidaten festzulegen.

4) Den Bewerber bei Laune halten

Darunter verstehe ich nicht, mit ihm zu spielen oder ihn hinzuhalten. Einfach ehrlich sein und ihn auf dem Laufenden halten. Teilen Sie ihm ein Datum mit, an dem Sie sich bei ihm melden. Sollte sich etwas verschieben, informieren Sie ihn. Wenn Sie auf diese Weise mit Bewerbern in Kontakt bleiben, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass der Bewerber abspringt. Manchmal erkennen Sie auch, dass er kurz vor dem Absprung steht und können noch intervenieren.

5) Konkret werden

Steht die Entscheidung fest, warten Sie nicht damit, das Jobangebot zu unterbreiten. Informieren Sie den Bewerber am besten telefonisch, um ihn zu binden. Bereiten Sie den Vertrag vor, stellen Sie sich aber auch auf Verhandlungsmöglichkeiten ein. Vereinbaren Sie ein Eintrittsdatum und versiegeln Sie all das mit einer Unterschrift.

Wie Sie sehen, muss man schnell handeln, damit gute Bewerber nicht abspringen. Das erfordert wiederum schnelle Entscheidungen, die durch gute Planung getroffen werden können. Das Personalangebot ist rar, die Nachfrage groß.

Deshalb mein Rat: planen Sie gut und handeln Sie zügig.