5 Regeln für ein erfolgreiches Meeting

„Hast du es gesehen? Heute ist wieder ein Meeting angesetzt.“
„Ja, wird wohl wieder zwei Stunden gehen.“
„Wahrscheinlich. Und danach wieder Überstunden machen, weil man nicht zum Arbeiten kam.“ …

Tja, diese Worte fallen höchstwahrscheinlich nicht selten. Und das zu Recht. Denn viele Meetings ufern aus und werden zu Dauerdiskussionen. Es wird bis ins Detail erläutert, um Zustimmung gefeilscht oder versucht Verantwortung abzuschieben. Doch ganz ehrlich, manchmal sitzen auch einige nur völlig unbeteiligt im Meeting und kämpfen gegen den Sekundenschlaf. Ich liefere Ihnen 5 Tipps, die Ihnen zu einem erfolgreichen Meeting verhelfen:

1) Erfolgreiches Meeting – dank einer Agenda

Ich weiß, dass bedeutet im Vorfeld mehr Arbeit, aber es lohnt sich. Glauben Sie mir. Erarbeiten Sie vor dem Meeting eine Agenda mit den Themen, die besprochen werden sollen. Bitten Sie ruhig auch Mitarbeiter, Ihnen im Vorhinein Themen zu nennen, die besprochen werden sollen. Empfehlenswert wäre ebenfalls, die Agenda den Teilnehmer vorher zur Verfügung zu stellen. So können sich alle gut vorbereiten und Themen werden schneller behandelt.

Auf die Agenda sollten Sie nicht nur die Gesprächspunkte eintragen, sondern auch die Teilnehmer, einen Verantwortlichen, der die jeweilige Thematik kurz erläutert und das Zeitfenster, in dem der Punkt abgeschlossen werden soll.

Beim Meeting selbst sollte kein weiterer Punkt besprochen werden, der nicht auf der Agenda steht. So, jetzt haben Sie ein Gerüst, das Ihnen hilft, dass Ihr Meeting nicht aus dem Ruder läuft.

2) Erfolgreiches Meeting – dank einem Zeitnehmer

Bestimmen Sie einen Zeitnehmer. Wird der Redefluss einmal zu lang und die Zeit des Agendapunktes überschritten, meldet sich der Zeitnehmer. Dann haben Sie folgende Möglichkeiten: entweder Sie bringen den Punkt durch Anweisung oder Abstimmung schnell zu Ende oder Sie entscheiden, einen anderen Punkt der Agenda zugunsten der weiterführenden Diskussion zu streichen. Seien Sie konsequent und ein erfolgreiches Meeting ist garantiert.

3) Erfolgreiches Meeting – dank einem kleinen Personenkreis

Wer muss wirklich an diesem Meeting teilnehmen? Wen benötige ich, um das Thema oder Problem zu erklären? Wer könnte eine Lösung parat haben? Wer muss neu informiert werden? Seien Sie strikt bei der Auswahl der Teilnehmer des Meetings. Zu viele Stimmen erhöhen den Zeitaufwand und verringern die Entscheidungsfindung. Halten Sie den Personenkreis gering.

4) Erfolgreiches Meeting – dank themenspezifischer Teilnahme

Nicht alle Teilnehmer des Meetings müssen die komplette Zeit anwesend sein. Holen Sie einige Teilnehmer erst in Besprechungszimmer, wenn ein Themenpunkt sie angeht. Und senden Sie Teilnehmer hinaus, sobald die sie betreffenden Themen abgehakt sind. So vermeiden Sie gelangweilte und unbeteiligte Teilnehmer und reduzieren auch den Arbeitsausfall. Erklären Sie einmalig Ihren Mitarbeitern dieses System und sie werden sich nicht als Ausgeladene vorkommen und werden sich bewusst, dass ihre Zuverlässigkeit gefragt ist.

5) Erfolgreiches Meeting – dank eines Protokolls

Nur mit einem Protokoll und einem darauf abgestimmten Aktionsplan war das Meeting nicht umsonst. Dieser hilft den Teilnehmern und auch denen, die nicht anwesend waren, sich ihrer Aufgaben bewusst zu bleiben. Halten Sie fest, wer was mit wem wann macht und wer zum Ende hin dann den Erfolg kontrolliert.

Schluss mit endlosen Diskussionen, die letztlich Zeit und Geld rauben. Versuchen Sie mal diese 5 Punkte für ein erfolgreiches Meeting konsequent aus und überzeugen Sie sich selbst von ihrer Tauglichkeit.